Как расставить приоритеты на работе и в жизни

Бизнес >> 22.02.2020

Как расставить приоритеты в ваших задачах

У вас есть много всего, что вы должны сделать за день, и ваш список дел заполнен — как вам узнать, что делать в первую очередь, во вторую и в третью?

Почти всем кажется, что у них слишком много дел и слишком мало времени, чтобы всё сделать. Часто это чувство перегруженности возникает из-за неспособности расставить приоритеты по всем этим, казалось бы, неотложным задачам. Если вы чувствуете, что ваш список дел становится длиннее с каждой минутой, и вы даже не знаете, с чего начать, вот как определить, оценить и расставить приоритеты в ваших задачах.

1. Составьте список

Как расставить приоритеты на работе и в жизни

Прежде чем вы попытаетесь отсортировать свои обязанности в порядке важности, найдите время, чтобы составить полный список всего, что вам нужно или что вы хотите выполнить. Разделите свой список на разделы для различных типов задач. Эти категории могут включать в себя:

  • Ежедневные или еженедельные задачи

    Это повседневные «дела», которые могут быть личными (планирование рационов питания и покупки продуктов) или связанными с работой (еженедельное совещание команды). Если вы уже следуете распорядку дня, вам будут известны эти задачи; а если нет, то самое время создать их. То, что вы включаете туда, может различаться — некоторые люди не видят необходимости напоминать себе проверить электронную почту или купить продукты, но другие оценят структурированные напоминания о выполнении определенных действий в определенное время или в определенные дни.

  • Задачи с установленными сроками

    Очевидно, что их нужно сделать к определенной дате, и они требуют предварительной подготовки. Примером может служить школьная газета, которая должна быть сдана через три недели, или вечеринка, которую вы планируете провести через шесть месяцев. Эти виды задач, которые часто называют проектами, позже можно разбить на более мелкие части — например, «написать газету» можно разбить на чтение соответствующих книг, составление заметок, написание плана, написание черновика и так далее.

  • Повторяющиеся задачи

    Они не происходят ежедневно или еженедельно, но и не являются разовыми проектами. Повторяющиеся задачи могут включать в себя визиты к стоматологу или оплату ваших ежеквартальных налогов.

  • Мотивированные вашим желанием, Необходимые Задачи

    Это те задачи или проекты, которые вы знаете, что должны сделать, но никто не собирается заставлять вас. Они редко или вообще никогда не имеют установленные сроки. Вспомните об улучшении сайта для вашего малого бизнеса или поиске нового медработника, оказывающего первичную медицинскую помощь

  • Мотивированные вашим желанием, Необязательные Задачи

    Это более приятные занятия, которые вы, тем не менее, склонны отодвигать на второй план, поскольку другие, очевидно, более необходимые задачи вытесняют их. Вспомните о чтении для удовольствия или занятии хобби.

  • Задачи с неопределённым сроком

    Эти задачи висят в нижней части вашего списка дел или на задворках разума, но их обычно не нужно делать в ближайшее время или когда-либо. Пример: покрасить радиаторы.

2. Организуйте Свой Список

После того, как вы перечислили все, мы можете определить, что нужно сделать в первую очередь и составить график. (То, как вы физически это делаете - на листе бумаги, в ежедневнике, в приложении, в онлайн-календаре или как-то еще — не так важно, чем выбор метода, который работает для вас и который вы будете использовать). Вот некоторые критерии, о которых стоит подумать:

  • Срочно или важно

    Все задачи можно отсортировать по одной из четырех категорий. Срочные и важные задачи должны быть выполнены в первую очередь, как можно скорее; срочные, но не важные задачи можно делегировать, если это возможно, а если нет, то ваш график должен быть достаточно гибким и включать в себя дополнительное время, чтобы включать эти задачи, когда они появятся; важные, но не срочные задачи нужно запланировать заранее, пока они не стали срочными; задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, в принципе, можно исключить, хотя если они вам нравятся, их нужно внести в свой график так, чтобы они не были вытеснены более серьёзными обязанностями.

  • Оценка важности

    Вы можете оценить важность задачи несколькими способами. Один из них может заключаться в том, касается ли это других людей и насколько эти люди важны для вас (одобрение вашего босса и благополучие детей, которое зависит от вас, более важны, чем, скажем, мнения группы незнакомых людей, к которым вы согласились присоединиться на встрече). Вы также можете присвоить высокую важность задачам, которые, по вашему мнению, окупятся в долгосрочной перспективе, или которые вы просто считаете полезными.

    Одна из ссылок, с которой вы, вероятно, столкнетесь, читая о расставлении приоритетов в задачах, - это правило 80-20 или Принцип Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Это может быть или не быть правдой для вас, но это хорошее напоминание, чтобы определить, на что вы на самом деле тратите время и какие из ваших усилий окупаются.

  • Сроки и гибкость

    Действующее расписание допускает изменения и признает временные ограничения. Будьте реалистами при определении приоритетов и планировании своих дней. Когда вы сомневаетесь, увеличьте время, которое займет данная задача.

    Если две задачи должны быть выполнены одновременно, выбор той, с которой начать, зависит от того, как вам работается лучше всего. Некоторые люди предпочитают разделаться с более простой задачей, чтобы сосредоточиться на более сложной; другие почувствуют себя увереннее, если они сначала приступят к более сложной задаче и сделают её частично или полностью, прежде чем двигаться дальше. Помните, что вы не должны браться за одну задачу или проект от начала до конца, прежде чем перейти к следующему — если, конечно, вы не обнаружите, что работа таким образом повышает вашу продуктивность.

    Ограничьте свои ежедневные обязательные задачи максимум тремя. День может также включать в себя более мелкие задачи, которые являются более повседневными или менее важными или срочными, но загруженность основными задачами, вероятно, приведет к стрессу и разочарованию.

    Помните, что приоритеты могут меняться — если ваш босс хочет, чтобы вы что-то сделали сейчас, ваша предыдущая первая по приоритету задача, вероятно, будет смещена на второе место. Это еще одна причина, оставить больше времени в своем графике, чтобы обеспечить гибкость.

3. Сгруппируйте задачи

Группирование задач - это один из самых эффективных, действенных способов выполнить эти занудные, постоянные задачи. Группировка всего лишь означает, что вы работаете над одним и тем же типом задачи снова и снова, прежде чем переключиться на что-то другое.

Первый шаг – определить задачи, которые вы делаете снова и снова, а затем организовать для них простой рабочий процесс, которому вы будете следовать. Затем вы решаете эти задачи одновременно, используя этот рабочий процесс.

Группирование требует выполнения похожих задач, которые требуют похожих ресурсов в «группе», что повышает эффективность и продуктивность. Вот несколько примеров:

  • Оплачивайте все свои счета одновременно
  • Проверяйте всю свою почту раз в неделю и действуйте вместо того, чтобы позволять ей накапливаться каждый день и так никогда и не дойти до нее.
  • Группирование позволяет вам сформировать привычку, выполняя одну и ту же задачу снова и снова, поэтому вам не нужно тратить время на выяснение инструкций или того, что вы должны делать дальше.

4. Исключите Задачи

После того, как вы перечислили все свои задачи и отсортировали их от наиболее важных до наименее важных, станет ясно, какие задачи оказались в нижней части списка. Иногда их можно делегировать кому-то другому, но если это невозможно, вы должны решить, следует ли выделить время для них или исключить их.

В вашем списке могут быть задачи, которые вы не должны делать или даже не хотите делать, но вы чувствуете, что вынуждены добавить их в определённый момент (пойти в спортзал, посетить книжный клуб.) Их можно полностью исключить.

Наконец, можно просто иметь слишком много дел — если вы не можете сделать все, оцените свой объем работы и определите, нужно ли вам просто еще немного попрактиковаться в расставлении приоритетов или вы должны рассказать кому-то, что вы больше не можете продолжать выполнять определенную задачу.