Архивная обработка документов

В процессе деятельности любой компании неизбежно накапливается большой объем документов. В основном это бухгалтерская, налоговая документация, кадровые материалы и различные виды отчетов. При подготовке к налоговой проверке, а также при оптимизации объема архивных данных или при взаимодействии с госархивом нередко возникает необходимость их систематизации и упорядочения.

Стоит отметить, что процедура должна осуществляться в рамках установленного законом порядка. К примеру, Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., а также иные нормативные акты Росархива определяют порядок проведения обработки архива организации. За несоблюдение требований по обеспечению сохранности ценных данных, вызванное халатным отношением к бумажным материалам или нарушением последовательности архивной обработки, руководитель или иные должностные лица могут быть привлечены к ответственности.

В ряде случае архивация станет полезной в целях освобождения помещений, где хранятся архивные данные, к примеру посредством ликвидации тех из них, сроки хранения которых подошли к концу. Следует отметить, что бумаги, не прошедшие предварительную обработку, не могут быть переданы на хранение в госархив. Разберемся с особенностями и нюансами процедуры.

Что такое архивная обработка и для чего она нужна?

Архивная обработка документов – комплекс мероприятий, направленных на формирование однотипных по содержанию и срокам хранения документов в тома с целью оптимизации процесса их дальнейшего учета и использования. Некорректно было бы расценивать процедуру как ничем не обоснованное стремление архивистов-перфекционистов к порядку, поскольку при грамотном и ответственном проведении она позволит:

• избежать неприятностей во время аудитов и неожиданных визитов проверяющих органов;
• сохранить важное и уничтожить лишнее;
• облегчить поиск необходимой информации;
• восстановить утраченные данные, опираясь на архив.

Важной процедура является и с позиции обеспечения сохранности социальной информации, необходимой для подтверждения опыта, стажа и размера заработной платы. В рассматриваемом контексте оперативный и беспрепятственный доступ к бумагам, касающимся личного состава, к штатным расписаниям или отчетности и т. п. – буквально необходимость.

Основные этапы архивной обработки документов

Архивирование – комплексное дело, о чем мы уже говорили, и соответственно требует комплексного подхода. Порядок и состав мероприятий в рамках процедуры, несмотря на то, что они регламентированы законом, также зависят от конкретных нужд компании и объема данных. Немаловажным аспектом являются специализация и опыт сотрудников, которые будут проводить упорядочение исторических данных.

В общем случае процедура укладывается в ряд этапов

1. Экспертиза видового и типового состава, определение сроков хранения.
2. Структуризация и формирование отобранных листов в дела.
3. Нумерация и переплет.
4. Оформление обложки дел и составление научно-справочного аппарата.

Каждый из приведенных выше этапов имеет свои нюансы. Рассмотрим их более подробно и выделим характерные особенности.

Экспертиза

В ходе экспертизы необходимо установить важность документов: являются ли они исторически, научно, практически, социально или юридически значимыми? По результатам оценки будут отобраны бумаги, представляющие особую ценность, имеющие отношение к:

• деловой активности компании (учредительная документация, протоколы заседаний, собраний акционеров, сметы и т. п.);
• хозяйственной и финансовой деятельности (отчетность, аналитика, заключения);
• кадровым вопросам (трудовые соглашения, приказы кадровой службы об увольнении сотрудников или об их приеме на работу и т. п.).

Особого внимания заслуживает вопрос определения сроков хранения. Вопреки наличию утвержденных типовых перечней определить срок хранения бывает проблематично. Причина кроется в следующем: ряд типов документов не входит ни в один из разделов перечней. Существует также вероятность допущения ошибок, которые так или иначе могут быть связаны с отсутствием у специалиста, проводящего отбор, должного опыта и практических знаний в архивном деле.

Стоит учитывать, что для любых видов носителей информации, действующих в рамках определенного периода времени, срок их хранения должен определяться не с момента их формирования, а с момента окончания. Организация имеет право увеличить сроки хранения, а в случае их уменьшения могут возникнуть проблемы при проверке контролирующими органами (к примеру, когда они не обнаружат какого-то важного документа, ошибочно уничтоженного, и т. п.).

Систематизация документов и формирование дел

Важно учесть, что систематизацию стоит считать отдельным самостоятельным этапом, который буквально объединяет пару других – подготовку дел и составление описи дел. Поэтому рассмотрим этап обособленно от экспертизы, но в качестве следующего шага. Учитывая особенности и нюансы отобранных по результатам первого этапа документов, их необходимо сформировать в тома из расчета не более двухсот пятидесяти листов или четыре сантиметра в корешке.

Материалы, содержащие ФИО, складываются по первым буквам алфавита, а содержащие номера и даты – по датам и номерам внутри дат. Отдельное внимание необходимо уделить формированию дел из годовой отчетности – данные бумаги формируются по порядку номеров отчетных форм. Необходимо учитывать: для дел непродолжительного (временного) хранения нормами предусмотрено осуществление частичного оформления.

Нумерация и переплет

Подобранные по тематике бумажные носители информации подлежат полистной нумерации простым карандашом в правом верхнем углу страницы, а пронумерованные дела подлежат в обязательном порядке переплету документов, который должен иметь прошивку на четыре прокола и жесткую обложку. Обозначенные выше процессы также определены архивными нормативами.

Оформление обложки дел и составление научно-справочного аппарата

По результатам первых этапов подготавливаются описи, предисловия к ним, историческая справка. Все обложки переплетенных дел должны быть в обязательном порядке оформлены. На них проставляются специальные штампы, а также осуществляется заполнение обязательных атрибутов, указанных в описи. Опись составляется по форме, утвержденной Росархивом. По результатам осуществления рассмотренных этапов может потребоваться проведение прочих процедур. Пример: отбор документов на уничтожение, подготовка к хранению, составление внутренних списков, создание номенклатуры и топографии. Потребность осуществления тех или иных видов работ определяет собственник документов или представитель государственного архива.

Уделяйте внимание каждой детали

Важно проявить особое внимание в процессе описания, оформления дел. От качества выполнения данного этапа во многом зависят последующее удобство обращения к ним и комплексность подлежащих хранению данных. Важно уделять особое внимание незначительным деталям при нумерации, подготовке справочного аппарата, брошюровке. Ответственный подход – обязательное требование при архивировании.

Качественно выполненные работы позволят:

• избежать проблем и нежелательных последствий, являющихся следствием ошибок или некомпетентности ответственных должностных лиц;
• облегчить доступ к данным, требуемым делам и отдельным документам, входящим в их состав;
• структурировать всю важную накопленную информацию;
• своевременно выявить и восстановить утраченные данные;
• содержать все бумажные носители информации в полном порядке.

Как определить состав мероприятий по архивной обработке?

Большинство профильных организаций предлагает множество услуг, связанных с рассматриваемой нами областью. Стоимость таких услуг может варьироваться от опыта, специализации, навыков специалистов-исполнителей и портфеля их клиентов. Очень важно на начальной стадии точно определить необходимый перечень услуг и его стоимость. В этом поможет экспресс-аудит. Данная услуга обычно бесплатно предоставляется крупными архивными компаниями и позволяет понять текущее состояние архива, его объем, перечень необходимых мер и существующие риски.

Ко всему прочему, аудит в данном контексте – процедура, которая позволит исключить вероятность возрастания издержек, вызванных нуждами компании, а также рисков, связанных с организационно-правовыми особенностями рассматриваемой процедуры. Предварительный аудит – важное мероприятие. Сроки его могут варьироваться от пары часов до 2–3 дней. Если аудитом занята сторонняя организация, необходимо присутствие хотя бы одного сотрудника компании (главного бухгалтера, директора и т. п.).